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Política de Tratamiento de Datos Personales CIA

  1. Introducción
  2. Objetivo
  3. Alcance
  4. Disposiciones Generales
  5. Definiciones
  6. Deberes de Automotora Nacional SAS
    • 6.1 Como responsable del tratamiento de datos personales
    • 6.2 Como encargado del tratamiento de datos personales
  7. Políticas aplicables al tratamiento de datos personales
    • 7.1 Solicitud de autorizaciones
    • 7.2 Tratamiento y finalidades a las que serán sometidos los datos personales
      • 7.2.1 Trabajadores
      • 7.2.2 Participantes en procesos de selección o aspirantes
      • 7.2.3 Accionistas
      • 7.2.4 Proveedores y contratistas
      • 7.2.5 Clientes
      • 7.2.6 Potenciales Clientes (Prospectos)
      • 7.2.7 Visitantes
  8. Tratamiento de los datos de niños, niñas y adolescentes
  9. Tratamiento de datos sensibles
  10. Transferencia y Transmisión Nacional e Internacional de Datos Personales
    • 10.1 Transferencia y Transmisión Nacional
    • 10.2 Transferencia y Transmisión Internacional
  11. Derechos de los titulares
  12. Ejercicio de los derechos por parte de los titulares
    • 12.1 Consultas
    • 12.2 Reclamos
    • 12.3 Supresión de datos
    • 12.4 Revocatoria de la autorización
    • 12.5 Requisito de procedibilidad
  13. Aviso de privacidad
  14. Vigencia y modificación de la política
  15. Control De Cambios

TABLA DE CONTENIDO

  1. Introducción
  2. Objetivo
  3. Alcanze
  4. Disposiciones Generales
  5. Definiciones
  6. Deberes de AUTONAL & CIA S.A.S.
  7. Como responsable del tratamiento de datos personales
  8. Como encargado del tratamiento de datos personales
  9. Políticas aplicables al tratamiento de datos personales
  10. Solicitud de autorizaciones
  11. Tratamiento y finalidades a las que serán sometidos los datos personales
  12. Trabajadores
  13. Participantes en procesos de selección o aspirantes
  14. Accionistas
  15. Proveedores y contratistas
  16. Clientes
  17. Potenciales Clientes (Prospectos)
  18. Visitantes
  19. Tratamiento de los datos de niños, niñas y adolescentes
  20. Tratamiento de datos sensibles
  21. Transferencia y Transmisión Nacional e Internacional de Datos Personales
  22. Transferencia y Transmisión Nacional
  23. Transferencia y Transmisión Internacional
  24. Derechos de los titulares
  25. Ejercicio de los derechos por parte de los titulares
  26. Consultas
  27. Reclamos
  28. Supresión de datos
  29. Revocatoria de la autorización
  30. Requisito de procedibilidad
  31. Aviso de privacidad
  32. Vigencia y modificación de la política
  33. Control De Cambios

1. INTRODUCCIÓN

AUTONAL & CIA S.A.S. garantiza la protección de los derechos de Hábeas Data, privacidad, intimidad, buen nombre, e imagen, y con tal propósito todas las actuaciones se regirán siempre por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.  

En ejercicio de sus funciones y actividades ocasionales o permanentes, AUTONAL & CIA S.A.S. puede actuar como Responsable del tratamiento de datos personales, por esta razón y para dar cumplimiento a la ley, se expide la presente Política de Tratamiento de la Información Personal, la cual busca dar a conocer a los interesados los principios y directrices que guían el tratamiento de datos personales al interior de la organización, logrando de esta forma fortalecer la confianza en los titulares cuando aquellos entreguen sus datos personales a AUTONAL & CIA S.A.S. para su tratamiento. 

La presente Política será aplicable a todos los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de AUTONAL & CIA S.A.S., NIT. Nº. 901-773.605-0, domiciliada en la ciudad de Bogotá, en la AK 45 # 127D – 38 de la ciudad de Bogotá, Colombia, con teléfono (+57 601) 514 3444 y correo electrónico pqrs@autonal.com.  

2. OBJETIVO

En la presente política de HABEAS DATA, tiene por objeto ser un documento de consulta y una herramienta de trabajo para todos los funcionarios y vinculados de la compañía, que permita conocer las políticas, procedimientos y controles para la administración del sistema de protección de datos personales, con el fin de que se mitiguen los diferentes factores de riesgo y consecuentemente la posibilidad de que se presenten fugas de información o acarrear sanciones de parte de la superintendencia de industria y comercio.

3. ALCANCE

Esta política hace parte integral de los mecanismos y políticas que la compañía han definido frente a su compromiso corporativo para mantener negocios transparentes. 

Rige a partir del momento de su emisión y publicación y está dirigido a los accionistas, miembros de la junta directiva, gerente general, representante legal, empleados, proveedores, contratistas, aliados estratégicos y demás terceros vinculados con la compañía. 

4. DISPOSICIONES GENERALES

AUTONAL & CIA S.A.S. aplicará los siguientes principios, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:  

Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.  

Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario o judicial que releve el consentimiento. 
 

Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por AUTONAL & CIA S.A.S., estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual será informada al respectivo titular de los datos personales. 
 

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 
 

Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener de AUTONAL & CIA S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad. 
 

Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados. 
 

Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por AUTONAL & CIA S.A.S., será objeto de protección a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas, humanas y técnicas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, modificación, 
pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.  

Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a información personal de cualquier tipo que se encuentre en bases de datos manipuladas por AUTONAL & CIA S.A.S., se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que administren estas bases de datos deberán suscribir un documento adicional para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las funciones que comprende el tratamiento.  

5. DEFINICIONES

De conformidad con la legislación vigente, se establecen las siguientes definiciones:

De conformidad con la legislación vigente, se establecen las siguientes definiciones: 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.  

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.  

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.  

Dato personal sensible: Datos personales que por su carácter pueden afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. 

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.  

Habeas Data: Derecho fundamental contenido en el artículo 15 de la Constitución Política, el cual garantiza a toda persona el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada. 

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.  

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.


Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

6. Deberes de AUTONAL & CIA S.A.S.

6.1 COMO RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  1. Cuando AUTONAL & CIA S.A.S. actúe como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:  
  2. Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 
  3. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. 
  4. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 
  5. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
  6. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
  7. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos personales que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 
  8. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento. 
  9. Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley. 
  10. Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. 
  11. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley. 
  12. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 
  13. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 
  14. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales. 
  15. Informar a la autoridad de protección de datos personales cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información personal de los titulares. 
  16. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 
6.2 COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Cuando AUTONAL & CIA S.A.S. actúe como Encargado del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:  

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo. el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data. 
  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración. pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
  1. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley. 
  1. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. 
  1. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley. 
  1. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. 
  1. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley. 
  1. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. 
  1. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 
  1. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. 
  1. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 
  1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

7. POLÍTICAS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

7.1 SOLICITUD DE AUTORIZACIONES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, para el tratamiento de datos personales se requiere de la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.  

AUTONAL & CIA S.A.S. recolectará las respectivas autorizaciones, las cuales pueden constar tanto en un documento físico o electrónico, como en mensaje de datos, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, así como mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic.  

En el mismo sentido, las autorizaciones también podrán obtenerse mediante una conducta inequívoca del titular, de la cual se pueda concluir de manera razonable, que se otorgó autorización, y que, de no haberse surtido aquella conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.  

Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.  

La autorización generada por AUTONAL & CIA S.A.S. será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales. 

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
 

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.  
  1. Datos de naturaleza pública. 
 
  1. Casos de urgencia médica o sanitaria. 
 
  1. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadístico
o científicos. 
 
  1. Datos relacionados con el registro civil de las personas.Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, para el tratamiento de datos personales se requiere de la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.  
  2. AUTONAL & CIA S.A.S. recolectará las respectivas autorizaciones, las cuales pueden constar tanto en un documento físico o electrónico, como en mensaje de datos, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, así como mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic.  
  3. En el mismo sentido, las autorizaciones también podrán obtenerse mediante una conducta inequívoca del titular, de la cual se pueda concluir de manera razonable, que se otorgó autorización, y que, de no haberse surtido aquella conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.  
  4. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.  
  5. La autorización generada por AUTONAL & CIA S.A.S. será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales. 
  6. La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
 
  7. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.  
  8. Datos de naturaleza pública. 
 
  9. Casos de urgencia médica o sanitaria. 
 
  10. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadístico
o científicos. 
 
  11. Datos relacionados con el registro civil de las personas. 

7.2 TRATAMIENTO Y FINALIDADES A LAS QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

AUTONAL & CIA S.A.S. tiene presente que los datos personales son siempre de propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, AUTONAL & CIA S.A.S. hace uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. En todo caso, y para aquellos datos que no sean de naturaleza pública, los mismos solo serán revelados con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.   

Particularmente las finalidades para las que son empleados los datos al interior de AUTONAL & CIA S.A.S. son: 

7.2.1 Trabajadores

La información de los trabajadores, incluida la de aquellos que participen en proceso de selección, será tratada con la finalidad de administrar la relación contractual entre AUTONAL & CIA S.A.S. y el trabajador o colaborador, y particularmente para: 

  • Administrar la relación laboral. 
  • Cumplir las obligaciones a cargo del empleador, determinadas por la ley laboral colombiana o que hayan sido impartidas por autoridades competentes. 
  • Implementar el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). 
  • Emitir certificados laborales, y brindar referencias laborales a quien las solicite.  
  • Realizar los registros contables que obliga la ley. 
  • Crear y administrar los usuarios que permiten el acceso a las plataformas (software) de la organización. 
  • Llevar registro de participación en capacitaciones.  
  • Contactar a familiares en casos de emergencia, o para el desarrollo del proceso de inducción a la organización. 
  • Datos de especial cuidado, como los pertenecientes a los hijos de los trabajadores, solo serán tratados con la finalidad de realizar las diferentes afiliaciones propias del proceso de selección, y permitir su participación en eventos de bienestar.  
  • Datos personales como la imagen, serán tratados con la finalidad de controlar las instalaciones de la organización y velar por su seguridad, promover ambientes de trabajo sanos, así como registrar la realización de reuniones, talleres o eventos y ser publicada en la página web de la empresa y/o sus redes sociales.  
  • Datos personales como la voz, serán tratados con la finalidad de registrar la realización de reuniones, talleres o eventos. 
  • Datos sensibles como la huella, serán tratados con la finalidad de controlar el ingreso y salida de las instalaciones de la organización, así como para acreditar el consentimiento en asuntos contractuales. 
  • Datos de carácter sensible como el seguimiento a síntomas de salud, serán recolectados con la única finalidad de cumplir con protocolos de bioseguridad que implica la exige la emergencia sanitaria generada por pandemia.  
  • La información en general del trabajador podrá ser transmitida nacionalmente con terceros, de quienes su participación, asesoría o consultoría resulte necesaria o conveniente para los procesos corporativos de AUTONAL & CIA S.A.S. 
  • La información en general del trabajador podrá ser transferida nacionalmente con terceros, organismos de control o de carácter público, que requieran la información personal de los trabajadores para dar cumplimiento a algún propósito legal, o con empresas aliadas estratégicas de AUTONAL & CIA S.A.S. para la realización de procesos administrativos o la participación en beneficios.  
  • La información en general del trabajador podrá ser transmitida internacionalmente, con el único propósito de la que la información personal del titular sea almacenada en servidores externos a la organización, los cuales se encuentren ubicados fuera del territorio nacional.   
  • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad. 

Para el caso de los trabajadores, la información personal que soporte el SG-SST será conservada por el término de veinte (20) años a partir de la finalización de la relación laboral de acuerdo a lo ordenado por la Resolución 312 de 2019, y la información de la historia laboral relacionada con contribuciones a parafiscales y seguridad social en general, será almacenada por el termino de ochenta (80) años a partir de la finalización de la relación laboral de acuerdo a las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario la conservación de la información. 

7.2.2 Participantes en proceso de selecicón o aspirantes

La información de los aspirantes será tratada con la finalidad de seleccionar personal para la organización y finalmente concretar una relación laboral entre el aspirante y AUTONAL & CIA S.A.S. y particularmente para: 

  • Permitir el desarrollo de los procesos de selección de la organización. 
  • Hacer exámenes médicos de ingreso. 
  • Participar en las pruebas psicotécnicas, psicofísicas, vivita de seguridad, y/o entrevista con polígrafo. 
  • Realizar rectificación de referencias, estudio de seguridad y visita domiciliaria. 
  • Contactar al participante e informarle de la oferta laboral propia del proceso de selección al cual haya aplicado el aspirante.  
  • La información en general del aspirante podrá ser transmitida nacionalmente con terceros, de quienes su participación, asesoría o consultoría resulte necesaria o conveniente para los procesos corporativos de AUTONAL & CIA S.A.S. 
  • La información en general del aspirante podrá ser transferida nacionalmente con terceros, organismos de control o de carácter público, que requieran la información personal de los aspirantes para dar cumplimiento a algún propósito legal, o con empresas aliadas estratégicas de AUTONAL & CIA S.A.S. para la realización de procesos administrativos o la participación en beneficios.  
  • La información en general del aspirante podrá ser transmitida internacionalmente, con el único propósito de la que la información personal del titular sea almacenada en servidores externos a la organización, los cuales se encuentren ubicados fuera del territorio nacional.   

Para el caso de los aspirantes, la información personal será conservada por el término de seis (6) meses, contado a partir del momento que el aspirante haya finalizado su participación en el proceso de selección al cual aplicó, considerando además las circunstancias legales o contractuales que pudieran hacer necesario el tratamiento por un término adicional. 

7.2.3. Accionistas

La información de los accionistas personas naturales, será tratada con la finalidad de administrar la comercial entre AUTONAL & CIA S.A.S. y el accionista, y particularmente para: 

  • Invitar a reuniones de la sociedad, y en general ejercer los deberes y derechos de todo accionista; 
  • Emitir certificaciones de la calidad de accionista. 
  • Realizar los registros contables que obliga la ley. 
  • Realizar los reportes y/o consultas que exige la ley para prevenir la financiación del terrorismo y el lavado de activos.  
  • La información en general del accionista podrá ser transmitida nacionalmente con terceros, de quienes su participación, asesoría o consultoría resulte necesaria o conveniente para los procesos corporativos de AUTONAL & CIA S.A.S. 
  • La información en general del accionista podrá ser transferida nacionalmente con terceros, organismos de control o de carácter público, que requieran la información personal de los accionistas para dar cumplimiento a algún propósito legal. 
  • La información en general del accionista podrá ser transmitida internacionalmente, con el único propósito de la que la información personal del titular sea almacenada en servidores externos a la organización, los cuales se encuentren ubicados fuera del territorio nacional.   
  • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad. 

Para el caso de los accionistas, la información personal será conservada por el tiempo que la persona conserve su calidad de accionista, y diez (10) años adicionales contados desde el momento en que se pierde la calidad de accionistas, de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el tratamiento.

7.2.4 Proveedores y Contratistas

La información de los proveedores o contratistas personas naturales, será tratada con la finalidad de administrar la relación contractual entre AUTONAL & CIA S.A.S. y el proveedor, y particularmente para: 

  • Verificar la idoneidad y competencia del Proveedor o Contratista, y/o sus trabajadores. 
  • Permitir la perfección de la relación contractual que lo vincula con AUTONAL & CIA S.A.S. 
  • Formalizar y cumplir con la documentación requerida dentro de los procesos de inscripción y registro de Proveedores o Contratistas. 
  • Cumplir las obligaciones a cargo de la organización, determinadas por la ley o que hayan sido impartidas por autoridades competentes. 
  • Permitir la ejecución del objeto social contratado. 
  • Gestionar las etapas precontractual, contractual y pos contractual. 
  • Requerir en caso de aclaraciones o garantías. 
  • Realizar los registros contables que obliga la ley. 
  • Realizar los reportes y/o consultas que exige la ley para prevenir la financiación del terrorismo y el lavado de activos.  
  • Emitir certificados, y brindar referencias a quien las solicite. 
  • Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales entre la organización y sus Proveedores y Contratistas. 
  • Datos sensibles como la huella, serán tratados con la finalidad de acreditar el consentimiento en asuntos contractuales. 
  • La información en general del proveedor podrá ser transmitida nacionalmente con terceros, de quienes su participación, asesoría o consultoría resulte necesaria o conveniente para los procesos corporativos de AUTONAL & CIA S.A.S. 
  • La información en general del proveedor podrá ser transferida nacionalmente con terceros, organismos de control o de carácter público, que requieran la información personal de los proveedores para dar cumplimiento a algún propósito legal. 
  • La información en general del proveedor podrá ser transmitida internacionalmente, con el único propósito de la que la información personal del titular sea almacenada en servidores externos a la organización, los cuales se encuentren ubicados fuera del territorio nacional.   
  • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad. 

En caso en que AUTONAL & CIA S.A.S. requiera realizar tratamiento de datos personales a través de video o grabación para dar continuidad con los tramites de vehículos usados, es particularmente para:       

  • Captar, tomar, almacenar y usar imágenes tales como el documento de identidad que se exhibe a la cámara, fotografías personales como la que se encuentra en la cédula de ciudadanía, la huella digital que se encuentra en el documento de identidad, video y la grabación del titular de la información. 
  • Captar, tomar, almacenar y usar videos, grabaciones, imágenes o fotografías del vehículo usado, que pretende adquirir AUTOMOTORA NACIONAL S.A.S., como constancia del estado físico y mecánico, así como la entrega del automotor.  
  • Captar, tomar, almacenar y usar la imagen o fotografía de la firma personal enviada a AUTOMOTORA NACIONAL S.A.S. a través de cualquier documento en formato PDF o JPG o cualquier otro formato que esté vinculada o relacionada con la compra del vehículo usado. 

Para el caso de los proveedores o contratistas, la información personal será conservada por el tiempo que se encuentren vigentes los contratos celebrados entre AUTOMOTORA NACIONAL S.A.S y el proveedor, más cinco (5) años adicionales, y el adicional que las circunstancias legales o contractuales hagan necesario.

7.2.5 Clientes

La información de los clientes personas naturales, será tratada con la finalidad de administrar la relación contractual entre AUTONAL & CIA S.A.S. y el cliente, y particularmente para: 

  • Permitir la perfección de la relación contractual que lo vincula con AUTONAL & CIA S.A.S. 
  • Cumplir las obligaciones a cargo de la organización, determinadas por la ley o que hayan sido impartidas por autoridades competentes. 
  • Permitir la ejecución del objeto social contratado. 
  • Gestionar las etapas precontractual, contractual y pos contractual. 
  • Atender posventas. 
  • Realizar los registros contables que obliga la ley. 
  • Realizar los reportes y/o consultas que exige la ley para prevenir la financiación del terrorismo y el lavado de activos.  
  • Datos sensibles como la huella, serán tratados con la finalidad de acreditar el consentimiento en asuntos contractuales. 
  • Realizar evaluación a la calidad de los servicios o encuestas de satisfacción. 
  • Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales entre la organización y sus Clientes. 
  • Informar sobre el vencimiento y renovación de pólizas por parte de compañías aliadas a AUTONAL & CIA S.A.S. 
  • Realizar invitaciones a eventos programados por la organización, campañas de fábrica o campañas comerciales. 
  • Adelantar actividades de marketing y/o publicidad. 
  • Adelantar procesos de gestión de crédito con las financieras aliadas de AUTOMOTORA NACIONAL S.A.S para la consecución de estos. 
  • Asesoría financiera para la estructuración de crédito para vehículo. 
  • En caso del uso de la imagen personal del cliente por parte de AUTOMOTORA NACIONAL S.A.S para fines comerciales, publicitarios o de marketing; será tratada solamente con la previa, voluntaria y consensuada autorización del cliente.   
  • La información en general del cliente podrá ser transmitida nacionalmente con terceros, de quienes su participación, asesoría o consultoría resulte necesaria o conveniente para los procesos corporativos de AUTONAL & CIA S.A.S.. y el cumplimiento del objeto contratado. 
  • La información en general del cliente podrá ser transferida nacionalmente con terceros, organismos de control o de carácter público, que requieran la información personal de los clientes para dar cumplimiento a algún propósito legal. o con empresas aliadas estratégicas de AUTONAL & CIA S.A.S. para la realización de procesos administrativos, o la promoción o prestación de servicios afines a la organización. 
  • La información en general del cliente podrá ser transmitida internacionalmente, con el único propósito de la que la información personal del titular sea almacenada en servidores externos a la organización, los cuales se encuentren ubicados fuera del territorio nacional.   
  • La información en general del cliente podrá ser transferida internacionalmente con terceros fabricantes o importadores de los productos comercializados por la organización, con fines estadísticos y de control de ventas.  
  • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad. 

Para el caso de los clientes, la información personal será conservada por el tiempo que se celebren contratos entre AUTONAL & CIA S.A.S. y el cliente, y cinco (5) años más, atendiendo al interés que manifieste la persona en los productos o servicios ofertados por AUTONAL & CIA S.A.S., independiente de las circunstancias legales o contractuales hagan necesario.

7.2.6 Potenciales Clientes (Prospectos)

La información de los potenciales clientes personas naturales, será tratada con la finalidad de promover la consolidación de una relación comercial entre el potencial cliente y AUTONAL & CIA S.A.S., y particularmente para: 

  • Presentar el portafolio de la organización y/o cotizaciones de productos de interés. 
  • Atender inquietudes o preguntas que sean manifestadas por el potencial cliente. 
  • Efectuar pruebas de ruta. 
  • Desarrollar la etapa de negociación precontractual, para consolidar la relación comercial entre el potencial cliente y la organización. 
  • Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales entre la organización y sus Clientes. 
  • Informar sobre el vencimiento y renovación de pólizas por parte de compañías aliadas a AUTONAL & CIA S.A.S. 
  • Realizar invitaciones a eventos programados por la organización, campañas de fábrica o campañas comerciales. 
  • Adelantar actividades de marketing y/o publicidad. 
  • La información en general del cliente podrá ser transmitida nacionalmente con terceros, de quienes su participación, asesoría o consultoría resulte necesaria o conveniente para los procesos corporativos de AUTONAL & CIA S.A.S. y el cumplimiento del objeto contratado. 
  • La información en general del cliente potencial podrá ser transferida nacionalmente con terceros, empresas aliadas estratégicas de AUTONAL & CIA S.A.S. para la realización de procesos administrativos o la promoción de servicios afines a la organización. 
  • La información en general del cliente potencial podrá ser transmitida internacionalmente, con el único propósito de la que la información personal del titular sea almacenada en servidores externos a la organización, los cuales se encuentren ubicados fuera del territorio nacional.   
  • La información en general del cliente potencial podrá ser transferida internacionalmente con terceros fabricantes o importadores de los productos comercializados por la organización, con fines estadísticos y de control de ventas.  
  • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad. 

Para el caso de los potenciales clientes, la información personal será conservada por el tiempo de un (1) año más, contado a partir del momento que el potencial cliente haya realizado su última manifestación de interés en los productos o servicios ofertados por AUTONAL & CIA S.A.S., considerando además las circunstancias legales o contractuales hagan necesario el tratamiento por un término adicional.  

7.2.7 Visitantes

La información de los visitantes será tratada con la finalidad de realizar las actividades de administración y control de ingreso y salida a las instalaciones físicas de la empresa, y particularmente para: 

  • Promover la seguridad de los espacios vigilados. 
  • Permitir el ingreso únicamente a personas que cuentan con la autorización de ingreso por parte de la persona a quién visitan.  
  • Compartir con terceros en caso de emergencia. 
  • Compartir con terceros en caso de que una autoridad competente por realización de investigaciones policivas o motivos de seguridad lo requiera. 
  • Datos de carácter sensible como el seguimiento a síntomas de salud, serán recolectados con la única finalidad de cumplir con protocolos de bioseguridad que implica la exige la emergencia sanitaria generada por pandemia.  
  • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad. 

Para el caso de los visitantes, la información personal será conservada por quince (15) días contados a partir de su recolección, y el adicional que las circunstancias legales o contractuales hagan necesario. 

8. TRATAMIENTO DE LOS DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Cuando AUTONAL & CIA S.A.S. realice el tratamiento de datos personales de menores de edad, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores, y solicitará las respectivas autorizaciones a los representantes o tutores de los menores, además de adecuar las medidas de seguridad necesarias para asegurar la confidencialidad y reserva de los datos personales. 

9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Cuando AUTONAL & CIA S.A.S. trate datos personales de carácter sensible, se compromete a tener elevados sistemas de seguridad que garanticen su seguridad, circulación restringida y confidencialidad, así como un uso no autorizado. 

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos personales catalogados como sensibles cuando:  

  1. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.  
  1. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.  
  1. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.  
  1. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.  
  1. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.  

10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN NACIONAL E INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

10.1 TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN NACIONAL

AUTONAL & CIA S.A.S. puede transmitir o transferir información personal con terceros externos a la organización ubicados en el territorio nacional, sean estos autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal); empresas aliadas estratégicas de AUTONAL & CIA S.A.S.; terceros participantes en procedimientos legales, contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, cuya función sea necesaria para: a) cumplir con las leyes vigentes; b) atender procesos jurídicos; c) responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno; d) recibir asesoría profesional o especializada; e) proteger las operaciones de la organización. 

AUTONAL & CIA S.A.S. tomará las medidas necesarias para que los terceros Encargados de la organización conozcan y se comprometan a observar la presente Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con el objeto social de AUTONAL & CIA S.A.S. y con la finalidad con la que fueron recolectados, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.  

10.2 TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL 

La información personal de clientes y potenciales clientes de AUTONAL & CIA S.A.S., es transferida internacionalmente con ocasión de reportar y registros estadísticos que son presentados a los fabricantes o importadores. En dichos casos, AUTONAL & CIA S.A.S. se asegura que, el país al que sean transferidos los datos proporcione niveles adecuados de protección de datos, el titular haya otorgado su autorización para la transferencia y adopta medidas apropiadas y efectivas para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales. 

Así como también, AUTONAL & CIA S.A.S. también realiza transmisión internacional de datos, con ocasión de la delegación en terceros del servicio de almacenamiento de la información en servidores externos a la compañía, los cuales se encuentran ubicados fuera del país. En dichos casos, AUTONAL & CIA S.A.S. se asegura que el país al que sean transmitidos los datos proporcione niveles adecuados de protección de datos, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012; y tomará las medidas necesarias para que los terceros que obren como Encargados, solo puedan usar la información proporcionada con la finalidad con la que fue recolectados, y no pueda ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Así mismo, en la transmisión internacional de datos suscribirá un acuerdo en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, o en su defecto les informará a los respectivos titulares para obtener su consentimiento.  

11. DERECHOS DE LOS TITULARES

Atendiendo a lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de hábeas data o protección de datos personales, el titular tiene los siguientes derechos:  

  1. Conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a AUTONAL & CIA S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento.
 
  1. Solicitar prueba de la autorización otorgada a AUTONAL & CIA S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento.  
  1. A recibir información por parte de AUTONAL & CIA S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
 
  1. Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento.
 
  1. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión sus datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.  
  1. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. 

12. EJERCICIO DE LOS DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES

AUTONAL & CIA S.A.S. cuenta con una organización administrativa que le permite atender las solicitudes, consultas y reclamos en general que se presenten en torno al tratamiento de datos personales realizado al interior de la organización. Para lo anterior, se designa la persona o área encargada de llevar a cabo la función de protección de datos personales y el canal de atención, para que sea usado por los titulares para la presentación de Consultas y Reclamos: 

Área designada para desempeñar la función de protección de datos: Atención al Cliente. 

Canal de atención: Comunicación escrita al correo electrónico pqrs@autonal.com 

12.1 CONSULTAS

Los titulares, así como los causahabientes, representantes y/o apoderados del titular debidamente acreditados, podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de AUTONAL & CIA S.A.S. En consecuencia, AUTONAL & CIA S.A.S. garantizará el derecho de consulta y acceso, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.  

Las Consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días mencionados, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.  

12.2 RECLAMOS

Los titulares, así como los causahabientes, representantes y/o apoderados del titular debidamente acreditados, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, rectificación, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un Reclamo ante AUTONAL & CIA S.A.S., remitiéndolo a través del área designada para  ejercer la función de protección de datos personales al interior de la organización. 

Un Reclamo se podrá presentar de forma gratuita, previa acreditación de la identidad del titular, causahabiente, representante o apoderado. 

Los Reclamos serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los quince (15) días mencionados, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.  

Todo reclamo deberá contener como mínimo la siguiente información, siguiendo lo indicado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:  

  • La identificación del titular. 
  • Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad del titular, causahabiente, representante o apoderado.
 
  • La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, con la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
 
  • La dirección de notificación o cualquier otro medio para recibir la respuesta. 
  • Los documentos que se quiera hacer valer. 

En caso de presentarse un Reclamo incompleto, en el término de cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, se solicitará la información faltante al interesado para que subsane. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del Reclamo. 

12.3 SUPRESIÓN DE DATOS

Los titulares tienen el derecho, en todo momento, a solicitar la supresión de sus datos personales. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular.  

La supresión de los datos personales no es un derecho absoluto y AUTONAL & CIA S.A.S. como responsable del tratamiento puede negar su ejercicio cuando:  

  1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.  
  1. La eliminación de los datos represente un obstáculo para el ejercicio de actuaciones judiciales o administrativas.  
12.4 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.  

La revocación del consentimiento puede darse dos modalidades; la primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que AUTONAL & CIA S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, es la revocación parcial del consentimiento, la cual puede ocurrir sobre finalidades determinadas, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado, manteniendo a salvo otros fines del tratamientos de conformidad con la autorización otorgada por el titular. 

12.5 REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

La presentación de quejas para el ejercicio de sus derechos ante la Superintendencia de Industria y Comercio solo será procedente una vez el interesado haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante AUTONAL & CIA S.A.S. como Responsable. 

13. AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del titular por parte de AUTONAL & CIA S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.  

AUTONAL & CIA S.A.S. empleará avisos de privacidad para atender el derecho de los titulares a ser informados, los cuales serán dispuestos en las comunicaciones electrónicas, y en lugares visibles durante la realización de todo evento o reunión en la cual se recolecten datos personales para informar a los titulares acerca del tratamiento.  

14. VIGENCIA Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente política rige a partir la fecha de vigencia establecida en el encabezado y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen expedido con anterioridad.  En todo caso, AUTONAL & CIA S.A.S. se reserva el derecho de modificar la misma en cualquier momento, comunicando a los interesados oportunamente su entrada en vigor. 

15. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción De Cambios
0.0 03/05/2024 Creación del documento
Elaborado Por Revisado Por Aprobado Por
Jefe de procesos y Cumplimiento Director de Riesgos CEO Grupo empresarial
27-04-2024 03-05-2024 03-05-2024